Cửa sổ của những việc không gấp

Không phải cửa sổ nào cũng tính bằng giờ. Có những cửa sổ tính bằng tuần, và chúng bị bỏ lỡ lặng lẽ hơn nhiều.

Việc không gấp cũng có cửa sổ à

• Có, và nó cũng thật như cửa sổ tính bằng giờ
• Chỉ khác ở đơn vị thời gian
• Tính bằng tuần hoặc bằng tháng
• Nguyên tắc thì giống hệt
• Mục thứ tư là điều cần nhớ

Sớm thì còn lựa chọn, muộn thì hẹp lại. Câu đó đúng cho cả những chuyện không ai gọi là cấp cứu.

Hoãn một lịch hẹn thì sao

• Có thể không sao
• Cũng có thể đổi kết quả
• Phải hoãn thì hỏi hoãn tới bao giờ vẫn còn được
• Đừng tự hoãn mà không hỏi
• Mục thứ ba là câu nên hỏi

Câu hỏi ấy mất một phút và cho bạn biết mình đang đứng ở đâu. Không hỏi thì bạn hoãn trong bóng tối.

Kết quả chờ mãi chưa thấy thì làm gì

• Hỏi lại
• Không ai báo không có nghĩa là bình thường
• Nó có thể chỉ là chưa tới tay ai
• Kết quả nằm im trong hệ thống là chuyện có xảy ra
• Mục thứ hai là giả định sai hay gặp

Im lặng không phải một kết quả. Bạn là người có động lực nhất để hỏi, nên cứ hỏi.

Làm sao đừng để lỡ

• Đặt một mốc tự nhắc cho mỗi việc đang chờ
• Hỏi lại khi quá mốc đó
• Ghi việc đang chờ vào một chỗ duy nhất
• Nhiều việc chờ cùng lúc thì rất dễ rơi một cái
• Mục thứ nhất là việc cụ thể

Một danh sách việc đang chờ là công cụ đơn giản mà hiệu quả. Không có nó thì việc nào yên lặng nhất sẽ bị quên.

Về chuyện hỏi mỗi việc này gấp tới đâu

• Khi được dặn làm gì thì hỏi mức độ gấp
• Hỏi nên làm trong khoảng nào
• Ghi mốc đó lên giấy hẹn
• Không hỏi thì mọi việc trông như nhau
• Mục thứ tư là chỗ sinh ra trì hoãn

Việc nào cũng trông như có thể để tuần sau. Có mốc ghi rõ thì thứ tự ưu tiên tự hiện ra.

Về chuyện xếp việc theo mốc chứ đừng theo cảm giác

• Xếp việc theo mốc đã được dặn
• Đừng xếp theo việc nào bạn ngại nhất
• Việc ngại nhất thường bị đẩy xuống cuối
• Và nó hay là việc quan trọng nhất
• Mục thứ ba là quy luật hay gặp

Danh sách xếp theo cảm giác luôn để dành việc khó cho cuối cùng. Xếp theo mốc thì tránh được chuyện đó.

Về chuyện lỡ rồi thì vẫn làm

• Lỡ mốc rồi thì vẫn làm, đừng bỏ luôn
• Muộn vẫn hơn không
• Nói rõ là đã quá mốc khi đi
• Để họ tính lại cho đúng
• Mục thứ nhất là điều quan trọng nhất

Bỏ luôn vì thấy đã muộn là mất mát lớn hơn nhiều. Chuyện này lặp lại ở mọi quy mô thời gian.

Về chuyện việc không gấp cũng nên có người biết

• Nói với người nhà việc bạn đang chờ
• Họ nhắc giúp được
• Nhắc lịch là việc làm từ xa được
• Và không cần hiểu chuyên môn
• Mục thứ ba là việc dễ giao nhất

Người ở xa giúp được đúng phần này. Đây là việc cụ thể để giao thay cho lời hứa chung chung.

Về chuyện đổi lịch thì đổi ngay lúc biết

• Biết không đi được thì báo ngay
• Báo sớm thì đặt lại được lịch gần
• Báo sát ngày thì lịch mới thường rất xa
• Quãng chờ thêm ấy là quãng mất
• Mục thứ ba là hậu quả thật

Đây là chỗ mà vài phút gọi sớm đổi lấy vài tuần. Tỷ lệ đó hiếm khi có ở việc gì khác.

Về chuyện giữ giấy hẹn cùng chỗ với hồ sơ

• Giấy hẹn để cùng chỗ với hồ sơ
• Không rải trong ví, trong túi, trên bàn
• Một chỗ thì không mất
• Và nhìn một lượt là thấy hết việc đang chờ
• Mục thứ tư là lợi ích chính

Nguyên tắc một chỗ duy nhất chạy suốt cả cụm site này. Nó đơn giản tới mức dễ bị coi thường.

Về chuyện hoãn nhiều lần liên tiếp

• Hoãn một lần thì thường không sao
• Hoãn ba lần liên tiếp là một dấu hiệu
• Dấu hiệu rằng có gì đó đang cản bạn
• Tìm ra thứ đang cản thì gỡ được
• Mục thứ ba là điều nên tự hỏi

Lý do cản trở thường rất cụ thể: xa quá, tốn buổi làm, không ai đưa đi. Gọi tên được nó thì thường có cách xoay.

Ba câu khi gọi cho người có chuyên môn

• Chuyện này bắt đầu từ bao giờ
• Nó đang nặng lên, giữ nguyên, hay nhẹ đi
• Tôi có bệnh nền và đang dùng những gì
• Bài này thêm: việc này nên làm trong khoảng nào

Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.

Cấp tính nói về tốc độ, không nói về mức độ

• Cấp tính nghĩa là đến nhanh
• Mạn tính nghĩa là kéo dài
• Cả hai đều không nói chuyện đó nặng hay nhẹ
• Mức độ là chuyện phải đánh giá riêng
• Mục thứ ba là điều cả site này lặp lại

Nhầm hai trục này là nhầm hay gặp nhất khi tự tra cứu.

Gọi cấp cứu ngay, không chờ xem sao, nếu

• Đau ngực, khó thở, hoặc yếu một bên người
• Méo miệng hoặc nói không rõ tiếng
• Lơ mơ, khó đánh thức, hoặc co giật
• Chảy máu không cầm được hoặc chấn thương nặng
• Bất cứ dấu hiệu nào đến đột ngột và nặng lên nhanh

Năm dấu hiệu này lặp lại ở mọi bài, và trong những trường hợp ấy thì gọi trước, hỏi sau.

Câu hỏi thường gặp